機器設備如何詢價

『壹』 如何尋價

詢價項目的「品名」與「料號」

首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

2

詢價項目的「數量」

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命周期的總需求量。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

3

詢價項目的「規格書」

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

4

詢價項目的「品質」要求
表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
A.品牌(Brand
or Trade
Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B.或同級品(Or
Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C.商業標准(Commercial
Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。
D.材料與製造方法規格(Material
or Method-of-Manufacture
Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
E.性能或功能規格(Performance
or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement,
ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
F.工程圖面(Engineering
Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G.市場等級(Market
Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
I.工作說明書(Statement
Of Work,
SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

5

詢價項目的「報價基礎」要求

報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。

國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。

6

買方的「付款條件」
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash
on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in
advance)。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping
Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival
Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

7

詢價項目的「交期」要求
交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨(
Just in Time, JIT )。

8

詢價項目的「包裝」要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標准包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。

9

、「運送地點」與「交貨方式」

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

10

詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購總持有成本(Total
Cost of Ownership, TCO)。

11

供應商的「報價到期日」

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對於較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。

12

、「保密協定」的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份保密協定(Non
Disclosure Agreement,
NDA)的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。

13

、「采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話
將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。

『貳』 采購如何詢價

轉載以下資料供參考

采購員如何詢價

1、詢價項目的「品名」與「料號」

首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

2、詢價項目的「數量」

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命周期的總需求量。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

3、詢價項目的「規格書」

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

4、詢價項目的「品質」要求
表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
A.品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B.或同級品(Or Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C.商業標准(Commercial Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。
D.材料與製造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
E.性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
F.工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G.市場等級(Market Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
I.工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

5、詢價項目的「報價基礎」要求

報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。

6、買方的「付款條件」
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in advance)。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

7、詢價項目的「交期」要求
交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨( Just in Time, JIT )。

8、詢價項目的「包裝」要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標准包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。

9、運送地點」與「交貨方式」

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

10、詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)。

11、采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話
將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。

『叄』 采購如何詢價

轉載以下資料供參考

采購如何詢價
詢價是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬於標准零件，對於供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標准品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的准備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。

詢價步驟

詢價項目的「品名」與「料號」

首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。
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詢價項目的「數量」

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命周期的總需求量。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。
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詢價項目的「規格書」

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
詢價項目的「品質」要求
表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
A.品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B.或同級品(Or Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C.商業標准(Commercial Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。
D.材料與製造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
E.性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
F.工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G.市場等級(Market Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
I.工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。
詢價項目的「報價基礎」要求

報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。
買方的「付款條件」
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in advance)。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。
詢價項目的「交期」要求
交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨( Just in Time, JIT )。
詢價項目的「包裝」要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標准包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。
、「運送地點」與「交貨方式」

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。
詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)。
供應商的「報價到期日」

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對於較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。
、「保密協定」的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份保密協定(Non Disclosure Agreement, NDA)的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。
、「采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話
將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。

『肆』 如何詢價

詢價項目的「品名」與「料號」

首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

2

詢價項目的「數量」

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命周期的總需求量。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

3

詢價項目的「規格書」

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

4

詢價項目的「品質」要求
表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
A.品牌(Brand
or Trade
Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B.或同級品(Or
Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C.商業標准(Commercial
Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。
D.材料與製造方法規格(Material
or Method-of-Manufacture
Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。
E.性能或功能規格(Performance
or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement,
ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。
F.工程圖面(Engineering
Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G.市場等級(Market
Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
I.工作說明書(Statement
Of Work,
SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

5

詢價項目的「報價基礎」要求

報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。

國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。

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買方的「付款條件」
有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash
on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in
advance)。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping
Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival
Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

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詢價項目的「交期」要求
交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨(
Just in Time, JIT )。

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詢價項目的「包裝」要求
包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標准包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。

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、「運送地點」與「交貨方式」

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

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詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購總持有成本(Total
Cost of Ownership, TCO)。

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供應商的「報價到期日」

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對於較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。

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、「保密協定」的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份保密協定(Non
Disclosure Agreement,
NDA)的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。

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、「采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話
將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。
聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。

『伍』 采購詢價的標准流程

完整的詢價采購過程一般應分為六個階段進行。

1、詢價准備階段，在這個階段，應按以下步驟進行：

1.1進行采購項目分析。集中采購機構在受理采購單位委託的采購項目後，要對采購單位提出的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術、生產、市場等幾個方面進行全方位綜合分析，為確定科學的采購方案和完整的采購項目清單做好准備。

1.2制定采購方案，確定采購項目清單。對經分析、論證後的采購方案，集中采購機構要會同采購單位及有關方面的專家對采購項目進行論證和可行性分析，有必要時，要組織有關方面對采購單位進行現場考察，制定最終的采購方案，確定最後的采購項目清單，明確有關技術要求和商務要求。

1.3編寫詢價書。集中采購機構要結合項目特點，根據對項目的分析、論證情況和采購項目清單及有關技術要求編制詢價書。 完整的詢價書主要應包括以下內容： 1）詢價公告或報價邀請函：包括采購項目簡介和內容、報價單位資格要求、報價單位獲取詢價書的辦法及時間、詢價書售價（如果有的話）、報價時間要求、報價地點、報價方式、聯系人及聯系方式等。 2）采購項目要求：包括采購單位的基本情況、采購項目的詳細內容和要求、采購項目清單和相關技術要求、報價單位的資質條件、合同的特殊條款等。 3）報價單位須知：包括詢價書的主要內容、項目的實施過程和具體要求、對報價單位的要求、報價書的格式及內容、報價方式和時間要求、對報價書評價的方法和原則、確定成交辦法及原則、授予合同的辦法等。 4）合同格式：包括合同的主要條款、工程進度、工期要求、合同價款包含的內容及付款方式、合同雙方的權利和義務、驗收標准和方式、違約責任、糾紛處理方法、生效方法和有效期限及其它商務要求等。 5）報價文件格式：主要包括報價書（或報價函）、報價表、主要設備及服務說明、報價單位的資格證明文件和服務承諾以及相關內容等。

1.4詢價書的確認。詢價書編制完成後，須送采購單位審核確認，經采購單位法定代表人或授權委託人簽字並加蓋公章後，方可正式印製。

1.5邀請供應商。按照詢價書確定的供應商資格條件和邀請方式，邀請相關供應商前來參與報價。邀請供應商可採取公開方式和有限邀請方式。 1）公開邀請方式，是指在政府采購管理機關（財政部或省、市財政部門）指定的政府采購信息發布媒體上公開披露采購信息，刊登詢價公告（或報價邀請函），廣泛邀請有興趣參與的供應商前來報價的一種方式。 2）有限邀請方式，是指在政府采購供應商信息庫中採取隨機方式公開選擇三家以上相關供應商，以送發書面邀請函的辦法邀請其前來報價的一種方式。

1.6進行資格預審。對有興趣參與報價的供應商進行資格預審，主要是對其提交的有關資格證明文件進行審查，包括基本資格審查和專業資格審查等。如採取有限邀請方式，可不需進行資格預審。

1.7發出詢價書。對經過資格審查、符合項目要求的供應商發出詢價書。

1.8成立詢價小組。詢價小組主要負責對各供應商提供的報價按照詢價書的規定進行獨立評價。詢價小組一般由采購單位代表、集中采購機構代表、有關專家等三方面人員組成，成員人數為三人以上的單數，其中專家人數應佔三分之二以上。

1.9製作評價辦法和文件。評價辦法和文件是供詢價小組成員在評價過程中和集中采購機構在確定成交過程中使用的有關材料，包括評價標准、評價辦法、確定成交原則等。

2、詢價及評價階段，在這個階段，應按以下步驟進行：

2.1公開報價。各供應商應在規定的時間內向集中采購機構提交報價文件，報價文件中應一次報出一個不可更改的最終報價，以確保公平競爭。報價文件要求為密封報送，一般不應接受傳真或電話報價。報價文件提交後，供應商不得對報價文件進行修改。集中采購機構應指定專人（二人以上）在報價截止時間前接收的報價文件，並妥善保管，對在截止時間之後遞交的報價應拒絕接收。
集中采購機構在報價時間截止後，要舉行公開儀式，對各供應商提供的報價文件中的報價表進行公開報價。公開報價儀式應邀請采購單位代表、供應商代表、監督方代表（紀檢監察機關或政府采購監督管理機構）、有關方面的技術專家參加，詢價小組成員和工作人員一般也應參加公開報價儀式。

2.2詢價小組審閱報價文件。詢價小組全體成員審閱各供應商的報價文件，主要審查各報價文件的完整性、對采購方案的完全響應性，報價單位資格及資質的符合性等，以判定報價文件的有效性等。
審閱過程中，應確保公平地對待每一份報價文件。

2.3詢價小組進行綜合評價。詢價小組要對各供應商的報價進行綜合評價，評價的依據主要是詢價書、評價辦法和文件及事先制定的評定成交的標准等，並確保公平地對待每一個報價單位提交的報價。在審閱報價文件及對報價文件進行綜合評價過程中，詢價小組不得同某一個供應商就其報價進行談判。

2.4詢價小組推薦預成交供應商。詢價小組根據綜合評價情況，推選預成交供應商名單。在一般情況下，成交供應商應是符合採購要求、質量和服務相等、且報價最低的供應商。

2.5詢價小組出具詢價結果報告。詢價小組應向集中采購機構出具詢價結果報告。詢價結果報告主要包括：詢價公告（報價邀請函）發出的日期、方式，響應詢價及獲取詢價書的供應商名單，報價及評價日期和地點，詢價小組成員及工作人員名單，報價記錄，評價方法和標准，報價資格性、符合性審閱情況及報價無效的供應商名單及原因說明，評價記錄，綜合評價情況，詢價小組的確定預成交的建議等。

2.6確定成交供應商。集中采購機構根據詢價小組的詢價結果報告及其推選的預成交單位名單，依照詢價書、評價辦法和文件、事先制定的確定成交的原則，確定最終成交的供應商。

2.7簽發詢價結果通知書。集中采購機構向成交供應商簽發詢價結果通知書（成交通知書），並將評價結果通知所有參與報價的供應商。詢價結果通知書（成交通知書）還要同時抄送采購單位，並抄報政府采購監督管理機關備案。成交結果應在指定的媒體上公告。

2.8簽訂采購合同。集中采購機構應在詢價書規定的時間內組織供需雙方（指成交供應商與采購單位，下同）進行技術和商務交流，協商簽訂采購合同。采購合同的協商及簽訂，應在公開、公平、公正和誠實、信用、互利的原則下進行，並應嚴格遵守國家的有關法律、法規及政府采購制度的相關規定。采購合同的協商和簽訂應嚴格依照詢價書、供方報價書文件等有關內容進行，不得違背詢價結果和成交價格。采購合同經供需雙方簽訂，集中采購機構作為合同的確認方，對雙方正式簽訂的合同進行審核確認，經公證機關公證後，報政府采購監督管理機關備案。

3、項目實施階段。項目實施階段，即合同履行階段。在這個階段，供需雙方按照已生效的采購合同，在集中采購機構的監督下，履行各自的責任和義務；合同履行過程中，一般不得變更，如需變更，供需雙方應按合同有關條款協商解決，並按合同簽訂程序報經集中采購機構審核確認；對涉及重大變更事項的協商，由供需雙方提出申請，集中采購機構組織進行；經協商一致的變更事項，應簽定書面補充協議。

4、項目驗收階段。全部項目完工後，為了檢驗采購成果和供應商履約情況，應組織對項目完成情況進行總體驗收。驗收的依據為該項目的合同書及國家有關質量標准（驗收依據和標准應事先在合同中規定）。完工驗收一般應由采購單位負責組織；對較大的或比較復雜的一些項目，應由集中采購機構組成項目驗收小組，由驗收小組進行驗收；對於一些特殊的項目，應申請具有檢驗資格的省及省級以上有關質檢部門組織驗收。
集中采購機構驗收的程序應為：供方（成交供應商）先向需方（采購單位）提交驗收申請報告，供方對需方提交的驗收申請報告進行經審核，並對完工項目進行初檢，確認合格時，應在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機構審查；集中采購機構審查後，認為已具備驗收條件時，應組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機構代表、相關質檢機構、有關方面的技術專家組成（其中專家人數不少於總人數的三分之二）。
項目經驗收合格的，采購單位或驗收小組應出具項目完工驗收報告，驗收報告上應有驗收小組成員的共同簽字，並加蓋供需雙方、集中采購機構、相關質檢機構公章。驗收報告一經形成，即產生效力，對供需雙方均有共同約束力；經驗收不合格的，應由供方限期改正，經改正合格且具備驗收條件後再由驗收小組組織驗收。

5、采購結算和采購文件整理階段

5.1采購結算。項目驗收結束後，由集中采購機構依據驗收報告，按照采購合同規定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續；政府采購資金管理部門根據集中采購機構的款項支付手續，向供應商支付采購資金，並進行政府采購資金結算賬務處理。

5.2采購文件的整理。集中采購機構按照《政府采購法》對采購文件管理的有關規定，整理詢價采購整個過程的文件、資料，歸集采購檔案，定期匯總、上報政府采購信息。

6、售後服務階段。本階段是詢價采購活動的最後一個階段，在這一階段，供需雙方應繼續按照合同規定，履行各自責任和義務；集中采購機構應按照政府采購制度規定和合同條款，及時協調解決合同履行過程中雙方的爭議和糾紛，對雙方履行合同的情況特別是供方的售後服務情況進行監督檢查，直至合同有效期滿。在詢價采購的整個實施過程中，集中采購機構和采購單位應自覺接受紀檢監察、政府采購監督管理部門的監督，有必要時，還應進行公證。

(5)機器設備如何詢價擴展閱讀

采購，是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源， 為滿足自身需要或保證生產、經營活動正常開展的一項經營活動。

(一)所謂采購，都是從資源市場獲取資源的過程

能夠提供這些資源的供應商，形成了一個資源市場。為了從資源市場獲取這些資源，必須通過采購的方式。也就是說，采購的基本功能，就是幫助人們從資源市場獲取他們所需要的各種資源。

(二)采購，既是一個商流過程，也是一個物流過程

采購的基本作用，就是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的過程。在這個過程中，一是要實現將資源的物質實體從供應商手中轉移到用戶手中。前者是一個商流過程，主要通過商品交易、等價交換來實現商品所有權的轉移。後者是一個物流過程，主要通過運輸、儲存、包裝、裝卸、流通加工等手段來實現商品空間位置和時間位置的完整結合，缺一不可。只有這兩個方面都完全實現了，采購過程才算完成。因此，采購過程實際上是商流過程與物流過程的統一。

(三)采購是一種經濟活動

在整個采購活動過程中，一方面，通過采購獲取了資源，保證了企業正常生產的順利進行，這是采購的效益;另一方面，在采購過程中，也會發生各種費用，這就是采購成本。我們要追求采購經濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學采購。科學采購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。

采購流程

收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。

采購數量計算:本期應采購數量=本期生產需用量+本期未預定庫存量-前期預估庫存量-前期已購未入庫數量

怎樣合理降低采購成本:事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。適當尋找多家合格廠商的報價，製作底價或預算，運用議價技巧。事後選擇價格適當的廠商簽訂合約，利用數量或現金折扣。

采購價格構成:供應商成本的高低，規格與品質，采購物料的供需關系，生產季節和采購時機，交貨條件，付款條件。

采購商品成本構成:工程或製造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，製造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。

什麼是合適的價格:采購價格應以達到適當價格為最高目標，采購員必須以采購要求，根據市場行情，分析物料的質量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。

怎麼樣判斷采購價格是否合理:進行成本分析，價格分析，市場調研，多家廠商報價。

怎樣找供應商:利用有的資料，公開徵求的方式，通過同業介紹，閱讀專業刊物，協會或采購專業顧問公司，參加產品展示會。

供應商分類:原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。

合格供應商的標准:優秀的企業領導人，高素質的管理人員，穩定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。

怎樣對供應商進行分析:價格，品質，服務，位置，存貨政策，柔性。

專業知識，判斷力，責任感，時間觀，口才。

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